Zwangsläufig benötigt jedes funktionierende und wachsende Unternehmen eines Tages eine Lagersoftware. Warum ist das so? Manch einer hört das sicherlich nicht gerne, aber der Überblick über die Warenbewegungen, nur durch Zettel, Stift und händisch geführte Excel Tabellen, ist ab einem gewissen Punkt einfach nicht mehr wirtschaftlich. Eine gute Lagersoftware behält alle wichtigen Variablen des täglichen Geschehens im Blick und hilft bei der Struktur und der Warenwirtschaft des Unternehmens. Wir erklären Ihnen in diesem Beitrag, auf was es bei einer guten Lagersoftware wirklich ankommt.
Was ist Lagersoftware?
Der größte Teil aller Unternehmen hat ein Lager. Dieses wird benötigt, um Liefertermine einzuhalten, vorzusorgen und oftmals auch die tägliche Produktion zu gewährleisten. Das heißt: Jedes Unternehmen muss sich daher auch um die Organisation kümmern und einen Überblick behalten. Während dieser Herausforderung kommt die Lagersoftware ins Spiel. Die Lagersoftware hilft Unternehmen jeglicher Größe dabei, die gesamte Warenwirtschaft im Überblick zu behalten und zu jeder Zeit eine aussagekräftige Datenlage zu haben.
Warum ist ein guter Lager-Überblick wichtig?
Aus zwei Gründen ist das Wissen über die Warenwirtschaft essenziell wichtig.
- Es ist bekannt, wo die Produkte sind, die das Lager verlassen haben, und zukünftig eintreffen werden.
- Die genaue Position der Waren im Lager kann ohne aufwendiges Suchen direkt abgefragt werden.
Welche Arten von Lagerverwaltungssystemen gibt es?
Allgemein kann man zwischen zwei Arten von Lagerverwaltungssystemen unterscheiden.
- Dauerhafte Systeme: Der Lagerbestand wird durchgängig aktualisiert und bietet zu jeder Zeit einen Gesamtüberblick über jegliche Warenbewegungen. Diese Art setzt voraus, dass alle Waren trackbar sind. Das bedeutet, alle Waren des Lagers müssen identifizierbar sein. Wie geschieht das in der Praxis? Beispielsweise durch verschiedene Barcode-Systeme oder technischen Lösungen wie RFID-Sensorik.
- Periodische Systeme: Lagerbestände werden in regelmäßigen zeitlichen Abständen genau überprüft. Durch die wiederkehrende Inventur können auch damit Daten über die Warenbewegungen generiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Warehouse Management System (WMS), Enterprice Resource Planning (ERP) und Warenwirtschaftssystem (WWS)?
Grundsätzlich beschreiben alle drei Begriffe eine Lagersoftware bzw. Lagerverwaltungssysteme. Allein der Schwerpunkt der jeweiligen Systeme ist in der Praxis unterschiedlich.
- WMS (Warehouse Management System): Diese Art der Lagersoftware wird oft in großen Warenlagern angewendet.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Dabei handelt es sich um die Allrounder-Lösung, die über die Nutzung des Lagers hinausgeht und auch andere Aufgabengebiete mit einschließt. Beispielsweise im Backoffice.
- WWS (Warenwirtschaftssystem): Hier liegt der Schwerpunkt auf der Kontrolle über alle stattfindenden Bestellvorgänge
Welche Vorteile bietet ein Lagerverwaltungssystem?
- Gesamtüberblick: Jeder einzelne Wareneingang sowie Warenausgang wird getrackt und gespeichert und kann bei Bedarf gesichtet werden.
- Planungssicherheit: Freie Kapazitäten werden transparent gemacht und im Idealfall automatisch verplant.
- Kosten sparen: Fehlbestände werden zuverlässig verhindert und das spart Kosten.
- Transparente Dokumentation: Durch beständiges Tracking können aufkommende Probleme bei der Qualität genau erfasst und gezielt angegangen werden.
- Interne Logistik: Innerbetriebliche Warenbewegungen werden zuverlässig erfasst und können nachvollzogen werden.
- Rechtzeitige Benachrichtigung: Lagersoftware erkennt rechtzeitig, wenn Bestände zu niedrig oder zu hoch sind. Dadurch kann präventiv auf Überbestände oder Unterbestände reagiert werden.
- Prozessoptimierung: Vielfältige Verwaltungstätigkeiten hinsichtlich der Warenwirtschaft werden durch Lagersoftware überflüssig. Dadurch werden Kapazitäten für andere Aufgabengebiete frei.
- Controlling: Durch kontinuierliche Datensammlung können auch aussagekräftige Analysen angefertigt werden. Potenziale für künftige Projekte werden dadurch sichtbar gemacht.
Lagerverwaltungssoftware: Für wen ist sie geeignet?
Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen mit einem Lager von einer Lagersoftware, das ist klar. Selbstverständlich kostet eine Lagersoftware auch Geld. Auch die Einführung von Barcode-System oder RFID-Tracking benötigt Zeit. Die verursachten Kosten sollten also stets in Relation zum ermöglichten Vorteil gesetzt werden. Grundsätzlich profitieren vorrangig Branchen, die viele Warenbewegungen in ihren Lagern verzeichnen, von der passenden Software. Folgende Branchen sind erfahrungsgemäß gut beraten, eine Lagersoftware einzusetzen:
- Lebensmittelindustrie
- Baustoffgewerbe
- Großhandel
- Jegliche Bereiche der Industrie (und Zulieferindustrie)
- Dienstleister im Bereich Logistik
- Textilgewerbe
So finden Sie die richtige Software zur Lagerverwaltung:
Der Markt bietet vielseitige Lösungen zur Lagerverwaltung. Dabei sind die Funktionen und der Preisumfang oft stark unterschiedlich. Oftmals benötigen Unternehmen eine passgenaue, individuelle Lösung. Eine Software für jedes Unternehmen, die alle Bedürfnisse gleichermaßen erfüllt, gibt es daher (noch) nicht. Wichtig ist, sich im ersten Schritt darüber Gedanken zu machen, welche Eigenschaften eine Lagersoftware haben sollte. Was grundsätzlich immer passen sollte: Eine gute Lagersoftware schafft Ordnung: Die Struktur des Lagers wird ausgearbeitet und beteiligte Flächen und Mitarbeiter können diese effizient nutzen. Das sieht in der Praxis dann je nach Fall individuell anders aus.
Das sind die Unterschiede
Große Lager benötigen beispielsweise oft Schnittstellen, um mit anderen Datensätzen zu interagieren. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hingegen kommen bereits mit kleineren Funktionsumfängen einwandfrei aus. Daher sollte zuerst definiert werden, was eine Lagersoftware können muss, um gewinnbringend eingesetzt werden zu können und dann kann anschließend die Recherche nach der passenden Software starten.
Lagersoftware – kurz und knapp zusammengefasst
Beim Verwalten der Warenströme im Unternehmen ist eine passgenaue Lagersoftware mittlerweile der Standard. Sie hilft beim Optimieren von Prozessen und allgemein bei einer erfolgreichen Lagerhaltung. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen dauerhaften und periodischen Systemen zur Lagerverwaltung. Die dauerhafte Verwaltung ist akkurater und vermittelt eine gute Übersicht, aber erfordert auch mehr Aufwand in der Datenpflege. Es gibt unterschiedliche Bezeichnungen für Lagersoftware, dazu gehören beispielsweise ERP, WMS oder WWS. Was die richtige Lagersoftware für Ihr Unternehmen ist, hängt letztlich von vielen individuellen Faktoren ab. Beispielsweise von dem Funktionsumfang, der benötigt wird, und dem Kosten-Nutzen Verhältnis.
