ABC-Analyse einfach erklärt

Mit der ABC-Analyse ist es möglich, Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen, den Fokus zu stärken und die Wirtschaftlichkeit zu steigern. 

Was ist eine ABC-Analyse?

Das Ziel einer ABC-Analyse: Eine klare Priorisierung von Ressourcen. In allen Bereichen, wo es große Mengen an Ressourcen gibt, ist eine ABC-Analyse sinnvoll, um auf den ersten Blick einen schnellen und aussagekräftigen Überblick zu bekommen.

Dafür stehen die Buchstaben A, B und C

• A: Sehr wichtig 
• B: Wichtig
• C: Weniger wichtig

Welchen Vorteil hat eine ABC-Analyse für Unternehmen?

Jedes Unternehmen hat nur eine begrenzte Anzahl an Ressourcen und ist daher darauf angewiesen, die zur Verfügung stehenden Ressourcen maximal effizient zu nutzen. Die ABC-Analyse hilft Unternehmen also ganz konkret dabei, die Priorität von einzelnen Ressourcen zu definieren. 

Wann ist eine ABC-Analyse sinnvoll?

Für eine aussagekräftige ABC-Analyse braucht es klare Unterschiede zwischen den Ressourcen und Objekten, die klassifiziert werden sollen. Nur anhand wesentlicher Unterschiede lässt sich eine fundierte ABC-Analyse durchführen, auf deren Basis dann auch Entscheidungen getroffen werden können. 

Was sind die Anwendungsbereiche der ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse lässt sich auf eine breit gefächerte Anzahl an Themengebieten anwenden. Hier sind fünf einfache Anwendungsbeispiele: 

Logistik

Wie häufig werden Waren aus dem Lagerbestand verkauft? Hier können die Waren anhand ihres Anteils den Kategorien A, B und C zugeordnet werden. Vielfach verkaufte Waren erhalten die Klassifizierung „A“, weniger verkaufte Waren die Einteilung in Kategorie „B“ und Produkte, die nur selten oder gar nicht verkauft werden, die Einteilung in den Bereich „C“. 

Bestellmanagement

Welche Lieferanten liefern am schnellsten? Die ABC-Analyse hilft hier, um diese Information auf den ersten Blick ablesen zu können. Daraus können dann weitere Maßnahmen abgeleitet werden. 

Materialwirtschaft

Durch die ABC-Analyse kann hier der Verbrauch von Material schnell sichtbar gemacht werden. 

Kundenmanagement

Welche Kunden generieren den größten Umsatz? Die ABC-Analyse hilft in diesem Kontext dabei herauszufinden, welche Kunden aus finanzieller Sicht hohen Wert haben und damit priorisiert behandelt werden.

Projektmanagement 

Wie viel Zeit und Aufwand brauchen Projekte? Wie viele Kosten verursachen sie und wie hoch ist dadurch am Ende der Anteil an der strategischen Bedeutung für das Unternehmen? Diese Fragen lassen sich mit einer Einteilung der Projekte durch die ABC-Analyse gut beantworten. 

Zeitmanagement

Privat oder geschäftlich kann die ABC-Analyse zur Priorisierung und Verteilung von Aufgaben verwendet werden. 

Was sind die Vor- und Nachteile einer ABC-Analyse?

Vorteile: 

• Die ABC-Analyse ist nicht kompliziert und kann mit wenig Aufwand durchgeführt werden und hilft trotzdem komplizierte Sachverhalte in drei einfache Kategorien zu ordnen.
• Große Datenmengen sind für die ABC-Analyse kein Problem und lassen sich ziemlich einfach in Programmen wie Excel darstellen.
• Die ABC-Analyse kann in vielen Anwendungsbereichen eingesetzt werden
• Grafisch lässt sich eine ABC-Analyse gut darstellen und eignet sich daher optimal für Präsentationen.

Nachteile

• Die Einteilung in eine Kategorie A, B oder C gibt noch keine konkrete Handlungsempfehlung. Diese muss erst abgeleitet werden. 
• Eine ABC-Analyse gibt immer nur den Ist-Zustand wieder und berücksichtigt keine zukünftigen Potenziale. 
• Durch die Darstellung von komplexen Sachverhalten in einfachen Kategorien können wichtige Faktoren unberücksichtigt bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen ABC-Analyse und XYZ-Analyse?

Bei der ABC-Analyse werden die Ressourcen vor allem anhand ihres Werts für das Unternehmen priorisiert. Die XYZ-Analyse zeigt hingegen auf, welchen Schwankungen bestimmte Ressourcen in der Nachfrage unterliegen, damit der Lagerbestand effizienter geplant werden kann.   

Wie optimiere ich den Bestand mithilfe einer ABC-Analyse?

Nun ist deutlich, warum das Durchführen einer ABC-Analyse innerhalb der Bestandsoptimierung sinnvoll ist. Eine solche Analyse erleichtert die Konzentration und Energie auf diejenigen Artikel zu lenken, die Ihr Geschäft am meisten beeinflussen. Die ABC-Analyse hilft außerdem, das Betriebskapital so einzusetzen, dass es die höchste Kapitalrendite erwirtschaftet. Wie genau macht man eine effektive ABC-Analyse für den Bestand? 

Entfernen von veralteten Produkten

Gründe für veraltete Produkte im Lager sind vielfältig. Unter anderem liegt es an:

• Überschuss
• zu wenigen Verkäufen
• Modewechsel

Veraltete Produkte kosten Geld

Praktisches Beispiel: Überprüfen Sie alle Produkte. Wenn welche dabei sind, die seit 24 Monaten oder länger im System sind und nicht verkauft wurden, kennzeichnen Sie diese als veraltet und entfernen sie aus Ihrem Lagerbestand. Warum? Sie investieren unnötig Geld in das Lagern von Waren, die Sie eigentlich nicht mehr verkaufen wollen. Gleichzeitig schaffen sie Platz für Produkte aus Gruppen, die Priorität haben und wirklich verkauft werden können.  

Entfernen von nicht vorrätigen Produkten

Nach dem Entfernen veralteter Produkte führen Sie die Bestandsoptimierung mit dem Löschen nicht vorrätiger Produkte zur weiteren Vorbereitung der effektiven ABC-Analyse fort. Ein nicht vorrätiges Produkt ist eines, das zwar gekauft werden kann, aber nicht vorrätig ist. So müssen Sie, wenn ein Kunde dieses Produkt bestellt, es Ihrerseits bei Ihrem Lieferanten ordern und an den Kunden liefern.

Lange Lieferzeiten? Kein Problem

Typischerweise handelt es sich um Artikel mit einer langen Lieferzeit, die Ihr Kunde nicht so ohne Weiteres woanders erhält und weshalb er gewillt ist, auch länger darauf zu warten. Sie können im Rahmen Ihres Bestandsmanagements eine einfache Regel anwenden, um nicht vorrätige Waren zu identifizieren. Schauen Sie sich all die Produkte an, die seit 12 Monaten (oder länger) bei Ihnen im System sind und die Sie in nur drei oder weniger Monaten davon als nicht vorrätig verkauft haben.

Bestellung nur noch auf konkrete Anfrage

Haben Sie die überflüssigen Produkte identifiziert? Dann entfernen Sie diese aus Ihrem Lagerbestand. Von jetzt an werden Sie diese nicht vorrätigen Artikel nur dann bestellen, wenn ein Kunde sie bestellt und sie diese nicht auf Lager haben.

Was ist besser: Verkaufshistorie oder prognostizierte Verkäufe?

Jetzt, da wir überflüssige und nicht vorrätige Produkte entfernt haben, sollten in Ihrem Lager nur die Artikel übrig bleiben, die sich regelmäßig verkaufen. Das sind die Artikel, mit denen wir uns für die Erstellung der Lagerbestands-ABC-Analyse beschäftigen wollen.

Für eine Analyse der A-, B- und C-Produkte sind zwei wesentliche Klassen entscheidend:

• Der Preis des Produkts
• Die Umlaufgeschwindigkeit

Der erste Punkt ist einfach. Sicherlich haben Sie bereits einen Wert für die durchschnittlichen Kosten – oder die letzten Kosten – in Ihrem ERP-System hinterlegt. Nutzen Sie diese Angabe. Wenn Sie wissen wollen, wie schnell das Produkt läuft, können Sie die Verkäufe der vergangenen 12 Monate heranziehen und die durchschnittlichen Verkaufszahlen pro Monat für jedes Produkt ermitteln. Dann haben Sie einen Anhaltspunkt für dessen Umlaufgeschwindigkeit.

Eine Prognose wagen

Eine noch bessere Kennzahl ist eine Prognose der zukünftigen Verkaufszahlen. Sicherlich werden Sie kein Produkt als C-Produkt kennzeichnen, dessen Verkäufe einen Aufwärtstrend zeigen und in den kommenden sechs Monaten zum Verkaufsschlager werden könnte. Ebenso werden Sie kein Produkt als A-Produkt einordnen wollen, dessen Verkäufe stagnieren und für das in den kommenden sechs Monaten keine Nachfrage erwartet wird. Eine eingestellte Produktlinie würde beispielsweise dazu gehören. Deshalb ist unsere Empfehlung, für eine aussagekräftige ABC-Analyse immer die prognostizierten Verkäufe zu nutzen.

Wie erstellt man die ABC-Analyse?

Hier ist ein grundsätzliches Verständnis der 80/20-Regel oder des Pareto-Prinzips mehr als nur nützlich. Die 80/20-Regel bzw. das Pareto-Prinzip sagt aus, dass 20 % der Produkte 80 % des Gesamtumsatzes ausmachen. Diese Erkenntnis macht man sich bei der ABC-Analyse zunutze. Hat man diese Regel verinnerlicht, lässt sich die ABC-Analyse in sechs Schritten durchführen:

• Schritt 1: Einen Bewertungsmaßstab für jedes Produkt nach folgender Formel erstellen:  (Einkaufspreis des Produkts) x (historische oder prognostizierte durchschnittliche Nachfrage) = Gesamtergebnis
• Schritt 2: Das Gesamtergebnis für jedes Produkt berechnen
• Schritt 3: Nachdem für jedes Produkt das Gesamtergebnis ermittelt wurde, werden die Ergebnisse und die dazugehörigen Produkte absteigend vom höchsten bis zum niedrigsten sortiert.
• Schritt 4: Starten Sie dann von oben und addieren Sie die Ergebnisse. Sobald Sie bei 80 % des Gesamtergebnisses angelangt sind, ziehen Sie eine Linie und nennen diese Produkte A-Produkte.
• Schritt 5: Fahren Sie damit fort, bis Sie bei 96 % des Gesamtergebnisses ankommen. Ziehen Sie eine Linie und nennen Sie diese Produkte B-Produkte. Warum 96 %? Weil das die originalen 80 % plus 80 % der verbleibenden 20 % sind – eine erneute Anwendung der 80/20-Regel auf die Nicht-A-Produkte.
• Schritt 6: Der Rest der Produkte lässt sich nun als C-Produkte kennzeichnen.

Wie Sie feststellen werden, hat diese ABC-Analyse nur 20 % der Produkte als A-Produkte ausgewiesen. Ist das nicht genial? Das ist das Pareto-Prinzip in der Anwendung!

ABC-Analyse vs. HLM-Analyse

In der Praxis werden manchmal Produkte in die C-Kategorie gesteckt, die wichtig für das Unternehmen sind. Klassisches Beispiel: Displayschutzfolien für Smartphones. Der Mobiltelefonmarkt ist heute so hart umkämpft, dass ein Kunde unter Umständen sein Smartphone nebst Zubehör bei einem Wettbewerber kauft, wenn Sie ihm die zugehörige Display-Schutzfolie nicht für zwei Euro überlassen wollen. Das wäre ein riesiger Umsatzverlust, ausgelöst durch einen Artikel, der im Einkauf vermutlich nur wenige Cent kostet und damit einen geringen Wertanteil hat. 

Wäre es stattdessen nicht sinnvoller, Produkte rein nach ihrer Umlaufgeschwindigkeit zu klassifizieren?

Wiederholen Sie die Schritte der ABC-Analyse von oben, aber verwenden Sie dieses Mal nicht den Einkaufspreis, sondern die durchschnittliche Nachfrage für Ihre Ergebnisberechnung an. So erhalten Sie neue Kategorien, die Sie nicht mit A, B und C, sondern mit H für hohe (High), M für mittlere (Medium) und L für geringe Umlaufgeschwindigkeit (Low) kennzeichnen.

Eine simple Matrix klassifiziert Ihr Inventar

Die ABC-Analyse und HLM-Klassifizierung sind zwei konkurrierende Verfahren, die sich unterscheiden. Da es umständlich ist, mit beiden Methoden parallel zu arbeiten, gibt es eine Lösung: Beide Methoden miteinander in einer Matrix kombinieren. Wir können ABC auf einer Seite der Matrix von oben nach unten laufen lassen und HML oben von links nach rechts. Dadurch lassen sich Produkte aus verschiedenen Klassen anhand beider Kriterien auf einen Blick kumuliert bewerten. 

ABC Analyse kurz und knapp zusammengefasst:

Die ABC-Analyse findet in vielen Bereichen Anwendung. Vor allem in der Wirtschaft und genauer gesagt in der Materialwirtschaft bzw. Betriebswirtschaft ist sie hilfreich, um verschiedene Gruppen von Ressourcen und Objekten zu definieren. Objekte werden in verschiedene Klassen eingeteilt: A, B, und C. Die Priorisierung in die einzelnen Kategorien hilft dabei zu entscheiden, welche Ressourcen wirklich wichtig sind. Sie werden zum Beispiel daran gemessen, wie hoch ihr Anteil am Gesamtwert bzw. Gesamtumsatz ist. Daraus lassen sich Maßnahmen für weitere Prozesse ableiten. Zusätzlich zur ABC-Analyse sind noch weitere Faktoren wie zum Beispiel die Umlaufgeschwindigkeit von Produkten wichtig. Dafür gibt es die HLM-Analyse, die in einer Matrix mit der ABC-Analyse vereint werden kann.